Manajemen keuangan perusahaan yang semakin berkembang tentunya menjadi semakin sulit dari waktu ke waktu. Para pemilik bisnis harus tetap mengawasi jumlah pesanan, pelanggan, pekerja, dan biaya yang semakin meningkat, sambil memimpin perusahaan dalam arah yang sesuai dengan tujuannya. Untungnya, perusahaan saat ini memiliki akses ke alat akuntansi yang sangat fungsional yang dapat membantu mereka mengawasi arus data yang datang dengan pertumbuhan perusahaan.
Salah satu alat ini adalah Computerized Accounting System (CAS). Seperti namanya, CAS adalah solusi teknologi informasi yang membantu perusahaan mengorganisir dan mengambil alih kebutuhan akuntansi mereka. CAS secara digital melacak aliran uang yang masuk dan keluar dari perusahaan, yang memberikan pemimpin dan pemangku kepentingan lainnya pemahaman yang lebih dalam tentang situasi keuangan keseluruhan bisnis.
Sistem akuntansi hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran – dengan beberapa lebih kompleks daripada yang lain. Namun, program akuntansi yang baik memiliki sejumlah fitur yang memperkuat seberapa integralnya mereka bagi kesuksesan setiap perusahaan. Meskipun perusahaan kecil dan menengah tidak diwajibkan untuk memiliki sistem akuntansi terakreditasi BIR, program akuntansi yang efektif menampilkan karakteristik berikut. Untuk menjelaskan lebih lanjut, berikut beberapa fitur utama yang ditawarkan sistem akuntansi.
Akuntansi adalah bidang yang kompleks. Akuntan harus melacak piutang, faktur, hutang, gaji, dan peraturan pajak, di antara banyak komponen lain. Implementasi CAS menggabungkan semua elemen akuntansi yang berbeda ini dan mengorganisasikannya ke dalam platform tunggal, di mana akuntan dan manajemen perusahaan dapat dengan mudah mengaksesnya setiap kali diperlukan.
Beberapa fitur inti akuntansi yang ditingkatkan oleh CAS meliputi:
Perusahaan lain juga dapat menggunakan CAS dengan fungsi yang lebih kompleks, termasuk mencetak label pengiriman, manajemen persediaan, dan tetap mengawasi layanan pelanggan.
Ada beberapa tugas yang berulang dalam akuntansi, termasuk entri data dan perhitungan. Secara tradisional, akuntan harus menulis angka dan informasi berulang-ulang di buku besar dan buku lainnya dan memastikan bahwa angka-angka tersebut sesuai. Namun, metode ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rentan terhadap kesalahan, yang dapat bocor ke laporan dan memengaruhi pengambilan keputusan perusahaan.
Dengan CAS, banyak tugas yang berulang menjadi otomatis. Akuntan atau karyawan yang diotorisasi hanya perlu memasukkan data sekali melalui entri manual atau teknologi barcode. Informasi kemudian disimpan dalam database terpusat, di mana departemen lain dari perusahaan dapat mengaksesnya sesuai kebutuhan. Misalnya, saat menyelesaikan pesanan penjualan, seorang asosiasi penjualan dapat memasukkan pesanan, dan tim persediaan dapat mengakses informasi pesanan untuk segera mengirimkan barang sesuai pesanan.
Fitur lain yang ditawarkan oleh sistem komputerisasi akuntansi (CAS) adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan keuangan yang mudah dibaca dan dimengerti. Sistem ini dapat menampilkan data keuangan dalam bentuk grafik atau tabel yang memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Laporan keuangan ini juga dapat dipakai oleh perusahaan untuk memenuhi persyaratan pelaporan keuangan untuk pihak eksternal seperti pemerintah, investor, dan bank.
Selain itu, CAS juga dapat membantu perusahaan memantau aliran kas yang masuk dan keluar dari perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghindari kekurangan kas yang dapat mempengaruhi kelancaran operasi bisnis. CAS juga dapat membantu memantau dan mengelola aset perusahaan seperti inventaris, piutang, dan utang. Dengan adanya pengawasan yang lebih baik, perusahaan dapat meminimalkan kerugian dan memaksimalkan keuntungan.
Namun, penggunaan sistem komputerisasi akuntansi tidak sepenuhnya tanpa risiko. Salah satu risiko utama adalah keamanan data. Sistem komputerisasi akuntansi dapat menjadi sasaran serangan siber yang dapat merusak data perusahaan atau mencuri informasi penting. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang digunakan memiliki tingkat keamanan yang memadai dan selalu melakukan pembaruan keamanan secara teratur.
Kesimpulannya, penggunaan sistem komputerisasi akuntansi (CAS) dapat membantu perusahaan memperoleh kontrol yang lebih baik atas keuangan perusahaan dan meningkatkan efisiensi operasional. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin, perusahaan dapat meminimalkan kesalahan manusia dan meningkatkan keakuratan informasi keuangan. Sistem ini juga dapat membantu perusahaan dalam memenuhi persyaratan pelaporan keuangan dan mengoptimalkan kinerja bisnis. Namun, perusahaan harus memastikan bahwa sistem yang digunakan memiliki tingkat keamanan yang memadai untuk melindungi informasi penting perusahaan.
